Mi is a brief? A munkánk folyamán gyakran találkozunk azzal hogy, sokaknak nagy nehézséget okoz egy összeszedett pályázati kiírást megírása. Nekünk, rendezvényszervezőknek ez létfontosságú, olyan, mint a hasznos lexikon. Telis tele információkkal a cégről, magáról a rendezvényről, az esemény céljáról. Sok esetben csak erre támaszkodhatunk, személyesen nincs lehetőségünk kérdezni. Ahhoz, hogy megfelelő, egyértelmű ajánlatot tudjuk adni, elengedhetetlen, hogy pontos briefet kapjunk. Ebben szeretnénk most segítséget nyújtani Nektek kedves jelenlegi, és leendő megrendelőink!
Ezek lennének a brief elemei:
- Előszó
- 1. Magáról a vállalatról
- 2. A pályázó feladata
- 3. Létszám
- 4. Időpont
- 5. Helyszín
- 6. Szállás
- 7. Transzfer
- 8. Vendéglátás
- 9. Technikai feltételek
- 10. Budget
- 11. Ütemterv
- 12. A rendezvényprogram és a költségterv pályázati anyagai
- 13. A pályázat értékelésének kritériumai
- 14. Kapcsolattartó elérhetőségei
Sok? Igen. Az egyes pontok kifejtése is minimum 5-6 mondat, az ütemezést érdemes táblázat szerűen megadni. A brief így általában két három oldal, mellékletek nélkül. A jól megírt brief viszont szavatolja, hogy mindkét fél ugyanazt érti, így a kérésnek megfelelő, félreértések nélküli, cégre szabott ajánlat születhet meg.
Lássuk csak egy pontot bővebben, legyen ez a létszám:
Ebben a részben részletezzük hány fő vesz részt, és ők a vállalat milyen osztályáról, így értékesítési, pénzügyi, HR, marketing, logisztikai csapat, termelési szellemi vagy fizikai munkavállalók, csak ők vagy családtagjaik, kísérőik is. Fontos, hogy kb milyen az átlagéletkor, hiszen ez befolyásolja a programokat, étkezéseket. Az is fontos, milyen a nemek aránya. Egész más „fogyasztható” programban és ételben a férfiak, nők, gyerekek esetében.
Amennyiben hasznos volt számodra ez az írás és szeretnéd kifejtve megkapni összes elemét egy jó briefnek, kérlek küldj e-mailt az event@kerek-asztal.hu – ra!
Kerek-asztal Team