Keressen minket bizalommal
Rendezvényt szervezni (NEM!!!) mindenki tud!

Rendre olvasom, és hallom, hogy rendezvényt szervezni mindenki tud.  A titkárnő is meg tud szervezni egy vidéki konferenciát, csak helyszínt kell keresni, ő majd adja az étel-italt szállást, más nem is kell.  A szomszéd, aki a múltkor a házibulit rendezett, na az milyen jó volt, bízzuk rá a céges partyt. Elvégeztél egy 1 éves rendezvényszervezői/esküvő szervezői tanfolyamot, Te már mindent tudsz!

Tisztázzuk.

Egyrészről. A rendezvényszervezés egy szakma. Ugyanolyan, minta  cipész, vagy belgyógyász. Szerintem azért mert tegyük fel szereted a cipőket nem állsz neki sarkalni, és magadat sem fogod megműteni a neten található infók alapján, de akkor sem, ha elvégeztél egy elsősegélynyújtó tanfolyamot.

Másrészről. A szervezés sokkal bonyolultabb és sokkal sokrétűbb annál, mint hogy a titkárnőre, vagy a HR-esre bízd. Ebben a szakmában tényleg a gyakorlat teszi a mestert, ugyanis nagyon kell tudni kérdezni, és arra is gondolni, ami csak lehetséges, hogy bekövetkezik. Vegyük a fenti példát, konferenciát kell szervezni, az étel- ital-szállást, nem is részletezem, vegyük CSAK a konferencia részt:

  • Milyen jellegű a konferencia? Csak hallgatják, vagy írnak is? Ehhez mérten ugyanis vagy sima konferenciaszékkel, vagy olyannal, amin felhajtható írópad van, vagy iskolapaddal kell számolni. Érdemes az írásra is gondolni, tehát, jegyzettömb, toll, ceruza, legjobb ha cég logós
  • Mit adnak elő, milyen a prezentáció? Képek vannak benne és szöveg, vagy videóbejátszás, esetleg hang? Ehhez mérten kell ugyanis a technikát rendelni, a technikusoknak elküldeni előre az anyagot, hogy biztosan működjön, és szólni az előadónak, hogy egy biztonsági példány a technikával egyeztetett adathordozón legyen nála is a biztonsági másolatként. Flipchart táblára, helyszíni szavazásra tableteken szükség lehet?
  • Legyen wifi, az alap, de mire használjuk? Csak arra, hogy a vendégek felcsatlakozzanak, esetleg élő skype beszélgetést akarunk folytatni rajta, amihez hang és kép is tartozzon?: fel kell mérnünk a  hely adottságait, és a kérésnek megfelelően kitelepíteni egy erre az alakalomra használatos egységet
  • Milyen az adott helyszín áramellátása? Van erős áram, vagy csak 220, és az mennyire terhelhető, biztosan az van e a konnektorban, amit a helyszíni kontakt mond?

Ezek a kérdések, biztosan nem jutnak eszébe egy titkárnőnek. Nem is ez a dolga, nem is kell tudnia. A rendezvény napjára valószínű bestresszel és próbál mindent megoldani egyedül. Valahogy összeáll majd, néha besípol a mikrofon, nem indul el a videó hangja, víz sincs bekészítve, koszos az ablak, a wifi is szakadozik, a titkárnőnk a felmondás szélén.  Biztos, hogy ezt akarjuk?

Már hallom a kérdés, de ha rendezvényszerevező céggel dolgozunk, az egészen biztos, hogy drágább. Ez is egy tévhit, ugyanis pont ugyanannyi. Bár a szervezésért mi szervezési díjat számolunk fel, mivel rendszeresen dolgozunk helyszínekkel, beszállítókkal, így kedvezőbb árakat tudunk elérni. A végszámla ugyanannyi lesz, ráadásul a kedves megrendelőnek csak egy céggel kell leszerződni, egyetlen számlát kap.

Azt szoktam mondani a megrendelőinknek, hogyha a rendezvény napján engem látnak fel-le rohangálni, na akkor kezdjenek el izgulni. Ha ugyanis én nem nyugodtan, mosolyogva beszélgetek, akkor a szervezés időszakában, valamit nem csináltam jól. A rendezvényen szinte már csak felügyelő szerepem kell legyen, tüzet oltani csak akkor kell, ha szükséges. Aznapra mindenkinek, mindent kell tudnia, a takarító néninek is. Ehhez nekem jó timingot, forgatókönyvet, kontakt-listát, személyes egyeztetéseket kellett végeznem a helyszínen, a technikusokkal, az összes beszállító partnerrel és személyzettel precízen, pontosan, minden kérdésre kiterjedően.

Álljon itt az örök példa:

Egy rendezvényt jól és gyorsan megszervezni idő és az pedig pénz.

Egy rendezvényt jól és olcsón megszervezni az idő.

Egy rendezvényt gyorsan és olcsón megszervezni, az minden lesz, csak nem jó.

Te döntesz!
Dönts jól!